Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να απλοποιήστε το επάγγελμα σας και να κερδίσετε προσωπικό χρόνο. updated 10/2018


Καθώς τελειώνει το 2018, εδώ είναι μερικές προτάσεις για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία για την απλοποίηση των καθηκόντων που παίρνουν πολύ χρόνο και να εξοικονομήσεις  χρόνο προσωπικό και για την ανάπτυξη της επιχείρησης. Το άρθρο συμπληρώνεται συνεχώς με καινούργια εργαλεία.

Εργαλεία προγραμματισμού ραντεβού
Πόσο συχνά χάνετε προθεσμίες; Ξεχνάτε ραντεβού με πελάτες; Μήπως ξεχάσατε να απαντήσετε σε κάποιο νέο πελάτη που σας έκανε διερευνητικές ερωτήσεις;
Λαμβάνοντας υπόψη ότι σχεδόν όλοι μας περπατάμε με ένα τηλέφωνο στο χέρι μας, δεν υπάρχει καμία δικαιολογία για τα χαμένα ραντεβού.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές εφαρμογές που υπάρχουν, εγώ προσωπικά χρησιμοποιώ το google calendar με το οποίο προγραμματίζω όλα μου τα ραντεβού σημειώνω τις προθεσμίες, δικασίμους κλπ. 
Όλα τα νέα smartphones έχουν Google account με το οποίο συνδέεστε με το ημερολόγιο σας απο τον υπολογιστή, το κινητό, το tablet κλπ, ακόμα και να χάσεις το κινητό σου μπορείς να συνδεθείς απο οπουδήποτε.  Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε επίσης υπενθυμίσεις όταν τις χρειάζεστε. Αναγκάστηκα να τα ανεβάσω στο ιντερνετ το 2011 όταν έχασα την ατζέντα μου και κόντεψα να πάθω εγκεφαλικό.
Business bonus: Αν έχετε πελάτες που έχουν δυσκολία να είναι ακριβείς στο ραντεβού τους , μπορείτε να ρυθμίσετε το λογισμικό ημερολόγιο για να τους στείλετε υπενθυμίσεις των συναντήσεων
Για τους συναδέλφους των Αθηνών μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και την Uber, μπορείτε τώρα ακόμη και να προγραμματίσετε μια διαδρομή Uber εκ των προτέρων. Δεν υπάρχει καλύτερο απο το να έχεις έναν οδηγό στην πόρτα σου την ώρα που έχεις κανονίσει.

Ολα τα email στο κινητό μας
Εγώ έχω τρία email στην αρχή πελάγωνα στη συνέχεια κατάφερα να τα ενσωματώσω όλα στο κινητό μου με εφαρμογή email και να έρχονται ειδοποιήσεις κατευθείαν και να μην χρειάζεται όλη την ώρα να ελέγχω τον υπολογιστή μου για νέα email.

Ηλεκτρονικές πληρωμές
Δεν χρειάζεστε εμένα να σας πω πόσο πιο εύκολη γίνεται η ζωή μας μέσω ebanking και όλοι γνωρίζουμε ότι υπάρχουν πολλές εφαρμογές ανάλογα με ποια τράπεζα συνεργάζεστε, αυτό που θα σας πω είναι όμως ότι τώρα τελευταία τα μετρητά εξαφανίζονται απο την αγορά και θέλουμε δεν θέλουμε θα χρησιμοποιούμε πιο πολύ το ebanking που όμως μας γλυτώνει τεράστιο χρόνο.

Εφαρμογές Νομολογίας και Νομοθεσίας
Πλέον χρειαζόμαστε τους κώδικες και στο κινητό μας ανα πάσα στιγμή, υπάρχουν εφαρμογές με χρέωση που μας προσφέρουν αυτή τη δυνατότητα. Η υπόδειξη αυτών θα αποτελούσε διαφήμιση και για τον λόγο αυτό αφήνω τον καθένα απο εσάς να κάνει την ανάλογη αναζήτηση. Για την Θεσσαλονίκη έχουμε πρόσβαση με τους προσωπικούς μας κωδικούς και στην ηλεκτρονική έκδοση του Αρμενόπουλου https://www.dsth.gr/armenopoulos-intro

Ηλεκτρονική έκδοση γραμματίου προείσπραξης
apps.olomeleia.gr/ Γλιτώνουμε πολύ χρόνο απο ουρές και ακόμα και αν δεν θέλετε τελικά να εκδώσετε το γραμμάτιο ηλεκτρονικά μπορείτε να μάθετε το ποσό αναφοράς, έξοδα συλλόγου, ΕΦΚΑ κλπ. Επίσης έχει όλα τα εκδοθέντα γραμμάτια μας (το τσεκάρω πριν κόψω αποδείξεις μήπως ξέχασα καμία)

Ηλεκτρονική ενημέρωση για την πορεία των δικαστηρίων
https://www.solon.gov.gr Μπορείτε να ενημερωθείτε για την πορεία της υπόθεσης σας και για τα πινάκια των επόμενων 15 ημερών για τα δικαστήρια και τις διαδικασίες που έχουν ενταχθεί στο σύστημα Πολιτική ροή στο Πρωτοδικείο και Εφετείο Πειραιά, Πρωτοδικείο και Εφετείο Αθηνών, Πρωτοδικείο και Εφετείο Χαλκίδας.στα Ειρηνοδικεία Αθηνών, Πρωτοδικείο και Ειρηνοδικείο Θεσσαλονίκης. 
Σύντομα θα ενεργοποιηθούν και νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως αιτήσεις για πιστοποιητικά και ηλεκτρονική κατάθεση δικογράφων

Υπολογισμός Δικαστικού Ενσήμου και τέλους απογράφου
Μια εύκολη εφαρμογή απο τον Δικηγορικό Σύλλογο Σπάρτης που σου δίνει τη δυνατότητα εκτός απο τον υπολογισμό να γράψεις και τα ονόματα ενάγοντα και εναγομένου και μετά να τα εκτυπώσεις όλα μαζί http://www.dssparti.gr/ ενώ για τον υπολογισμό του τέλους απογράφου υπάρχει η εφαρμογή του Δικηγορικού συλλόγου Θεσσαλονίκης https://www.dsth.gr/ypoltelousapografou

e-Paravolo
www1.gsis.gr/eparavolo. Πλέον αναγκαστικά μπήκε στη ζωή του Δικηγόρου και η εφαρμογή αυτή αφού αναγκαζόμαστε να εκδώσουμε τα αναβολόσημα, δικαστικά ένσημα κλπ. Η έκδοση του είναι σχετικά απλή σε περίπτωση που δεν το χρησιμοποιήσετε και πρέπει να σας επιστραφεί η αξία του είναι λίγο πιο περίπλοκο αλλά το άρθρο του συναδέλφου Πέτρου Ντερέκη θα σας λύσει όλες τις απορίες  http://www.helleniclawyer.eu/2017/01/blog-post_46.html

efax
www.efax.com Σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε φαξ μέσω του Internet, από οποιαδήποτε συσκευή με πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (ακόμα και από το κινητό σας τηλέφωνο). Δεν υπάρχουν πλέον εμπλοκές χαρτιού, κατειλημμένες γραμμές κλπ. Για τους συναδέλφους Αθηνών ειδικότερα είναι εξυπηρετεί ακόμα περισσότερο αφού σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε εικονικό αριθμό fax  211-xxxxxxx και να λαμβάνετε και φαξ τα οποία θα μετατρέπονται σε pdf και θα τα τυπώνετε από τον εκτυπωτή σας.

Viber ή Whatsapp
Επίσης πολύ χρήσιμη εφαρμογή είναι το viber για κινητά γιατί μπορείς να στέλνεις ή να σου στέλνουν φωτογραφίες εγγράφων αντί για email. Είναι πιο γρήγορο και επιπλέον είναι καλή λύση για τους πελάτες που δεν έχουν σκάνερ. Μετά αν θέλεις να το εκτυπώσεις το στέλνεις στο email και το τυπώνεις στο γραφείο μου. Παρόμοια εφαρμογή είναι και το Whatsapp

Εφαρμογές Office
Τα κινητά μας πλέον μας προσφέρουν την δυνατότητα Mobile office δηλαδή μπορούμε πλέον να διαβάσουμε τα έγγραφα word, excel, pdf απο το κινητό μας αλλά και να τα επεξεργαστούμε. Όταν χρειάστηκε να το χρησιμοποιήσω στις καλοκαιρινές μου διακοπές μόνο τότε εκτίμησα την χρησιμότητα του.

TINY SCANNER

Αυτή η εφαρμογή καθιστά τη σάρωση εγγράφων (ή παρόμοιων εντύπων) ιδιαίτερα εύκολη καθώς σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε την κάμερα του τηλεφώνου σας. Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να φωτογραφίσετε τα προς σάρωση έντυπα και το Tiny Scanner τα περικόπτει στον σωστό μορφότυπο, προσαρμόζοντας τον φωτισμό και τοποθετώντας τα όλα μαζί σε ένα έγγραφο PDF. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, απλώς αποφασίζετε πού θα τα αποθηκεύσετε ή πού θα τα στείλετε.  Για να κατεβάσετε την εφαρμογή πατήστε εδώ
Απομακρυσμένη διαχείριση γραφείου
Τώρα το γραφείο σας μπορεί να είναι παντού. Αρκεί ένας υπολογιστής και μια σύνδεση στο internet. Τα αρχεία και τα προγράμματα που χρησιμοποιείτε στον υπολογιστή του γραφείου είναι προσβάσιμα από παντού, με ασφάλεια. Tο σταθερό τηλέφωνο, και ο εσωτερικός αριθμός του τηλεφωνικού κέντρου, είναι συνδεδεμένα με το laptop σας η το κινητό σας τηλέφωνο. texnotopia.com/www.teamviewer.com κλπ

Ηλεκτρονική τιμολόγηση
Στην εποχή της τεχνολογίας που ζούμε, υπάρχουν πλέον και εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Έτσι δεν χρειάζεται να κουβαλάμε μαζί μας το μπλοκάκι των αποδείξεων.Υπάρχουν πολλές εφαρμογές δωρεάν η με χρέωση απο πολλές ελληνικές εταιρείες. Στον σύνδεσμο που παραθέτω θα βρείτε σχετικές πληροφορίες για τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. www.texnologistiki.com

Ενσωματώστε εργασίες για την προβολή της επιχείρησης σας
Αν δυσκολεύεστε να προλάβετε την προώθηση των κειμένων σας όπως απο το blog ή την ιστοσελίδα σας,  και ξεχνάτε να τις επαναδημοσιεύσετε στο LinkedIn και το Facebook, αναζητήστε κάποια tech εργαλεία για να σας βοηθήσουν. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε WordPress για την ιστοσελίδα ή το blog σας, αυτό μπορεί να ενσωματωθεί με τους λογαριασμούς  κοινωνικής δικτύωσης, έτσι ώστε κάθε φορά που δημοσιεύετε στο blog σας, αυτόματα να αναδημοσιεύονται στα social media. 
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία τεχνολογίας για την αύξηση της προβολής σας χωρίς καμία επιπλέον προσπάθεια. Εφαρμογές όπως HootSuite ή Buffer μπορεί να σας βοηθήσει να 
αυτοματοποιήσει την κοινή χρήση κοινωνικών μέσων μαζικής δικτύωσης.


Canva: Μας δίνει τη δυνατότητα να φτιάξουμε γραφιστικά είτε για Facebook ads, είτε για Events, Cover, Twitter… βασικά τα πάντα. Έτοιμα elements, backgrounds, γραμματοσειρές και πολλά ακόμη. Δωρεάν.


Επικοινωνία με τους πελάτες σε απευθείας σύνδεση
Ακόμα δεν το έχω καταφέρει (και μάλλον θα αργήσω πολύ) αλλά είναι πολύ σημαντικό για τον πελάτη να μπορεί να ενημερωθεί για την υπόθεση του κατευθείαν απο τον υπολογιστή του, πατώντας μόνο τον κωδικό πελάτη. 
Έτσι δεν θα χρειάζεται να μιλάτε σε δεκάδες τηλέφωνα που κάνουν οι πελάτες απλώς για να μάθουν για την πορεία της υπόθεσης τους  μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία για να γεφυρώσει το χάσμα και να κρατήσετε τους πελάτες σας ενημερωμένους.
Επίσης υπάρχει η δυνατότητα ενημέρωση μέσω κοινόχρηστου φακέλου Dropbox ή το Google Docs
(Ακόμα δεν το έχω δοκιμάσει)

Άμεση παραλαβή πιστοποιητικών
Η Πύλη «ΕΡΜΗΣ» αποτελεί την Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη της δημόσιας διοίκησης, παρέχοντας στους πολίτες και τις επιχειρήσεις πληροφόρηση και ηλεκτρονικές υπηρεσίες www.ermis.gov.gr  μπορείτε να υποβάλετε ηλεκτρονικές αιτήσεις για υπηρεσίες της Δημόσιας Διοίκησης, παραλαμβάνοντας άμεσα το αποτέλεσμα (πιστοποιητικό, βεβαίωση, κλπ) στην ηλεκτρονική σας θυρίδα, χρησιμοποιώντας τους κωδικούς του taxisnet. Ειδικά οι υπηρεσίες για το ειδικό ληξιαρχείο Αθηνών πρέπει να είναι πολύ χρήσιμες.

Ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών
Διάφορες υπηρεσίες του Υπουργείου οικονομικών όπως Ηλεκτρονικές Αιτήσεις προς τις Υπηρεσίες Δημόσιας Περιουσίας, Ευρετήριο Αιγιαλών, Φύλλα Υπολογισμού αντικειμενικής αξίας κλπ www.minfin.gr/yperesies

Και επειδή πολλοί συνάδελφοι βρίσκονται σε διαδικασία αναζήτησης εργασίας 

Linkedin 
To LinkedIn είναι ένας δικτυακός τόπος κοινωνικής δικτύωσης που εξειδικεύεται σε επιχειρηματικές δραστηριότητες, θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι μία ψηφιακή έκδοση του βιογραφικού σας. Δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες του να δημιουργήσουν ένα δίκτυο από υπάρχουσες και νέες επαγγελματικές επαφές (που αποκαλούνται συνδέσεις – connections). Όταν προσθέτεις μια νέα σύνδεση, οι συνδέσεις αυτής και οι συνδέσεις αυτών των συνδέσεων θα προστεθούν επίσης στο δικό σου δίκτυο. Αυτό προσφέρει σε έναν επαγγελματία απίστευτα μεγάλο πεδίο επαφών και επαγγελματικών προσανατολισμών. Ακόμα και αν κάποιος είναι εργοδότης δίνει την δυνατότητα να απόκτηση πρόσβαση σε μία ανεξάντλητη βάση δεδομένων με εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό www.linkedin.com και για αναζήτηση εργασίας www.linkedin.com/jobs/
Καλή σας επιτυχία.

facebook